ФНС взялась за траты по бизнес-картам у компаний на УСН «доходы»: что готовить

Коротко: налоговые инспекции чаще просят компании на УСН «доходы» подтвердить траты по корпоративным картам. Об этом 11 ноября со ссылкой на юристов и налоговых консультантов написал РБК, новость пересказали BFM.ru, «Фонтанка» и «БИЗНЕС Online». Если подтверждения нет, деньги с карты могут признать доходом сотрудника и доначислить НДФЛ и страховые взносы.

Упрощенцы с объектом «доходы» привыкли, что расходы налоговую не интересуют: на сумму налога они не влияют. Теперь инспекции смотрят на сами траты. Им нужны чеки, авансовые отчёты и другие документы, которые показывают, что деньги ушли на нужды бизнеса.

Если чеки по картам до сих пор собирают в чате, а авансовые отчёты сводят в Excel, собрать документы по требованию будет тяжело. Помогает один сервис, где операция по карте из банковской выписки сразу связывается с чеком, отчётом сотрудника и целью траты. Если готовые программы не стыкуются с вашей 1С, банком и порядком согласования, такой сервис можно заказать у команды, которая разрабатывает веб-приложения для учёта расходов.

Что именно требует налоговая?

По данным «Фонтанки», инспекции просят подтвердить назначение безналичных трат по корпоративным картам: нужны чеки, авансовые отчёты и другие документы, подтверждающие, что деньги потрачены на нужды бизнеса. На практике к «другим документам» обычно относят всё, что связывает расход с работой компании:

• кассовые чеки, в том числе электронные;
• авансовые отчёты сотрудников, у которых была карта;
• приказы и служебные записки о командировках, представительских расходах, закупках;
• договоры, счета и акты с продавцами, если оплата шла по счёту.

«БИЗНЕС Online» перечисляет траты, которые обычно признают деловыми: хозяйственные, командировочные, представительские и транспортные. Налоговый адвокат Иван Яголович считает требования обоснованными: сотрудник не вправе тратить деньги с бизнес-карты на личные нужды.

Сколько доначисляют за неподтверждённые траты?

Неподтверждённые траты по карте считают выплатой сотруднику, поэтому к ним добавляются НДФЛ, страховые взносы и штраф. «Фонтанка» приводит два примера:

• московская компания с оборотом 60 млн рублей в год получила требование подтвердить траты по картам на 3 млн рублей за квартал; без документов ей грозило доначисление около 1,3 млн рублей;
• в другом случае нашли неподтверждённые операции на 1,9 млн рублей: компании доначислили 667 тыс. рублей страховых взносов и 139 тыс. рублей штрафа.

Спорить в суде сейчас тяжело. По данным BFM.ru, в первом полугодии 2026 года ФНС выиграла 95% налоговых споров — максимум с 2016 года.

В ФНС ответили, что служба «систематически контролирует соблюдение налогового законодательства», а меры выбирает с учётом рисков налогоплательщика. Эксперты связывают рост проверок с автоматизацией налоговых проверок и использованием банковских данных.

Что сделать бухгалтерии и владельцу сейчас?

1. Составьте список держателей карт. У каждой карты должен быть ответственный сотрудник и приказ о выдаче.
2. Пройдитесь по выпискам за последние кварталы. Найдите операции без чека и отчёта и восстановите документы, пока требование не пришло.
3. Введите правило «чек в день покупки». Сотрудник фотографирует или пересылает чек сразу, а не в конце месяца.
4. Пропишите правила трат. Утвердите положение о корпоративных картах: что можно оплачивать, лимиты, срок отчёта.
5. Автоматизируйте сверку. Чеки и операции из выписки должны сопоставляться без ручного поиска — тогда ответ на требование займёт часы, а не недели.

Как перевести авансовые отчёты в электронный вид, мы разбирали в материале «Авансовые отчёты без бумаги». Как связать 1С с банком и получать выписку автоматически — в статье о прямой интеграции с банком.

Отдельных разъяснений ФНС по бизнес-картам на УСН «доходы» пока нет. Мы обновим новость, если служба их опубликует.